Office Manager (m/w/d)

Innerhalb der HELM verfügen wir über ein globales Netzwerk von Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen in mehr als 30 Ländern. Die HELM Pharmaceuticals GmbH - Partner der HELM SWISS GmbH - entwickelt generische Arzneimittel.

Die HELM SWISS GmbH, ist für die Beschaffung von Wirkstoffen, Fertigarzneimitteln und Dienstleistungen für das Liefergeschäft des Geschäftsbereichs Pharma zuständig und sichert durch ein effizientes Supply Chain Management mit unseren CMO‘s, Lieferanten und Dienstleistern die termingerechte Versorgung unserer Kunden.

Für unser Team in Zürich suchen wir ab sofort einen motivierten Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./ Woche) 

Ihre Aufgaben:

In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung der HELM SWISS GmbH in allen Tätigkeiten des Bereiches Office Management und Sie sind u.a. für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Bearbeitung der Office Administration und Implementierung eines HR-Workflows
• Unterstützung und Verbesserung der elektronischen Ablagestruktur von HELM SWISS
• Unterstützung der HR-Administration
• Organisieren der IT-Ausstattung
• Schnittstellenmanagement mit der IT-Abteilung in Hamburg für die Einstellung von neuem Personal
• Scannen von Rechnungen und administrative Unterstützung/ SES und MIGO in S4/HANA
• Postverkehr
• Unterstützung bei der Erstellung Präsentationen
• Unterstützung bei der Suche nach neuen Büroräumen

Ihr Profil:

• Sie haben einen KV-Abschluss auf Schweizer Niveau oder haben eine Ausbildung als Bürokaufmann/-frau erfolgreich absolviert.
• Darüber hinaus verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement oder Administration in einem internationalen Unternehmen.
• Sie verfügen in der Schweiz über eine aktuelle Arbeitserlaubnis oder besitzen die Schweizer Staatsbürgerschaft.
• Gängige IT-Anwendungen wie das MS Office Packet beherrschen Sie sicher und idealerweise besitzen bereits Erfahrung in der Arbeit mit HR Tools.
• Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Englisch runden Ihr Profil ab.