Assistant Corporate HR & Communications (m/w/d)

Die Position Assistant Corporate HR & Communications (m/w/d) ist verantwortlich für die Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aktivitäten. Sie unterstützen den EVP Corporate HR & Communication bei der Planung, Steuerung und Administration von HELM internen sowie externen Projekten.

Diese Funktion ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet und voraussichtlich bis Juli 2026 zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• In dieser Funktion unterstützen Sie den EVP Corporate HR & Communications in organisatorischen Tätigkeiten und administrativen Aufgabenstellungen.
• Hierzu zählen: die Terminplanung und -überwachung; die Vorbereitung von Meetings; die Kommunikation mit internen Mitarbeitenden und externen Stakeholdern der HELM sowie die Pflege von Ablage- und Datenbanksystemen.
• Auch die Rechnungsprüfung und -erfassung in SAP als auch die Bearbeitung des Posteingangs wird in diesem Zusammenhang von Ihnen übernommen.
• Darüber hinaus verantworten Sie die Übersetzung von Materialien in deutscher und englischer Sprache und unterstützen den EVP bei der Erstellung von Präsentationen.
• Sie sind zuständig für die Umsetzung und Auswertung von Statistiken und unterstützen auf Geschäftsleitungsebene bei der Aufbereitung von Reports für den Jahresbericht des Bereichs Corporate HR & Communications.
• Weiterhin fällt die Organisation von Dienstreisen, internationalen Meetings und Veranstaltungen in Ihren Verantwortungsbereich.

• Die Übernahme von Sonderprojekten für den Bereich Corporate HR & Communications, speziell im Bereich Eventmanagement, Konferenzmanagement o.ä., rundet Ihren Aufgabenbereich ab.

Ihr Profil:

• Sie besitzen eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich der Bürokommunikation, Fremdsprachenkorrespondenz oder einem vergleichbaren kaufmännischen Bereich.
• Darüber hinaus verfügen Sie über Berufserfahrung im Bereich Assistenz auf Geschäftsleitungsebene und sind ein Organisationstalent.
• Gängige IT-Anwendungen wie MS Office (Excel, PowerPoint etc.) beherrschen Sie routiniert. Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse und Berufserfahrung im Umgang mit SAP oder einem anderen ERP System.
• Im Team agieren Sie als offene und vertrauensvolle Kontaktperson. Sie haben Freude daran administrative Prozesse und Projekte zu übernehmen. Motiviert nehmen Sie hierbei auch neue Herausforderungen an.
• Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Kulturen ist wünschenswert.
• Sie zeichnen sich durch ein freundliches Auftreten, eine hohe Belastbarkeit sowie Flexibilität und Zuverlässigkeit aus.
• Sie verfügen über verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren sehr gerne und sehr sicher mit internationalen Gesprächspartnern.